사회생활을 하다보면 명함을 주고받는 기회가 많다. 특히 대외업무가 많은 직장인이나 영업부서의 직장인들에게 명함관리는 중요한 일이라 할 수 있다.
여기서는 명함받고 이메일 보내기, 명함에 메모하는 노하우와 디지털로 명함관리하는 노하우, 그리고 명함 버리는 노하우에 대해 몇가지 소개하고자 한다.
명함 받고 이메일 보내기
명함 주고받은 후 그날 미팅에 대한 얘기나 반가웠다는 얘기, 혹은 다음에 어떤 일도 다시 뵙겠다는 얘기, 혹은 간단한 안부 등을 담아서 이메일을 보내는 것도 하나의 센스이다. 이메일의 편한점이 바로 이것이다.
굳이 전화로 하려면 서로 어색하고 생뚱맞을 수도 있지만, 이메일은 그런 불편함을 해소시켜준다. 받는 사람은 상대방을 다시금 기억할 기회가 되는 것이기에 효과적인 인맥관리의 첫걸음은 바로 명함 받고 연락하기이다.
수많은 명함을 받기에, 명함 주고받은 이를 모두 기억해내긴 곤란하다. 하지만 명함을 주고받은 후 바로 날아오는 이메일을 통해서는 상대를 나의 기억속에 보다 쉽게 이름을 저장해두게 된다. 그러니 앞으로 도움이 될만한 사람이나 필요한 사람에게는 명함만 주고받는 것으로 그치지 말고, 그날 저녁이나 다음날 아침에 바로 메일을 보내두는 센스를 발휘하자.
명함에 메모하기
명함을 깨끗하게 보관해서 뭐하려고? 남한테 보여줄 것도 아니고, 자신만 보는 것이니 만큼 받은 명함에 상대에 대한 구체적인 메모를 하는 것은 효과적인 명함관리 노하우의 첫걸음이다.
메모할때는 상대의 개인신상이나 특징 등 참고할만한 꺼리면 뭐든 좋다. 언제(몇월 몇일 몇시)에 만난 사람이며, 뭐 때문에 만난 사람인지부터 기록하고, 명함 주인의 인상착의나 대화중 알게된 개인신상(가족관계, 고향, 학력, 취미 등)과 대화를 나누고 나서 느낀점이나 파악한 성향 등에 대해서 기재해둔다.
이렇게해두면 다음에 그 사람을 다시 만날 때 명함에 기재된 메모내용을 읽어보고 나가면 훨씬 도움이 된다. 상대가 나를 기억해주고 챙겨준다는 느낌은 상당히 살갑고 친한 이미지를 주고, 이것이 비즈니스에서 긍정적으로 작용하게되는 경우가 많기 때문이다.
단, 명함에 메모할때는 상대를 앞에 두고있는 상태에서는 하지마라. 미팅이 끝나고 혼자 정리해서 넣어라. 자칫 앞에서 낙서하듯 메모하다가 불손한 인상을 심어줄수도 있기 때문이다. 그리고 기재할때는 주요 키워드를 명사형으로 기재해라. 한정된 작은 지면에 조사와 서술어 다 쓰다보면 공간도 부족하고 글씨만 작아진다.
나중에 봐서 바로 알아볼 수 있도록 직관적이고 명확한 내용 위주로 써야 한다. 좋은 메모는 쓸때와 볼때 같은 정보로 이해할 수 있어야 한다. 명함의 공간 활동도 고려대상이다. 즉, 앞면에는 업무적인 얘기를, 뒷면에는 개인적인 얘기를 구분해서 메모하는 것이 나중에 활용하기에 더 효과적이다.
명함 디지털로 관리하기
효과적인 명함관리를 위해서 종이명함은 종이명함대로 관리하고, 디지털화한 명함은 디지털화한대로 관리한다. 명함을 디지털화하는데 있어서 직접 입력하거나, 기기를 사용해서 입력하거나 할 수 있는데, 이는 시간과 비용에 따른 효율성 문제이다.
파일 형태로 노트북에 저장되어 있으면 언제 어디서나 이용할 수 있어서 효과적이고, 검색과 정리도 능률적이다. 명함은 받아두는게 목적이 아니라, 이를 활용하고 적극적인 커뮤니케이션으로 자신의 인맥을 만들기 위한 도구로 활용되어야 한다. 그러기 위해서는 명함을 디지털로 관리하는 것이 필요하다.
*쿠쿠박스로 명함 관리
주소록 자동관리 프로그램인 쿠쿠박스 (www.kukubox.com)를 통해서 효과적으로 명함관리를 할 수 있다. 쿠쿠박스에서는 사용자의 변경된 이메일이나 연락처 등을 자동으로 관리할 수 있도록 상호 네트워킹되고, 자동으로 변경사항이 업데이트 된다. 쿠쿠박스는 무료소프트웨어로 쿠쿠박스에 저장된 주소록을 엑셀로 저장할 수도 있으며, 쿠쿠박스의 주소록에서 사람들에게 이메일, SMS, 쪽지 등을 보낼 수 있다.
*아웃룩 익스프레스로 명함 관리
이메일로 명함 관리하기 위해서는 아웃룩 익스프레스의 주소록에 일일이 입력해야 한다. 물론 이렇게 입력하는게 단점이라 여길 수도 있겠지만, 명함에서 가장 많이 활용하는 것이 이메일이므로 이메일 중심으로 몇가지만 기재해두면 유용하게 명함관리할 수 있다.
어차피 이메일을 주고받기 위해서는 한번은 입력해두는게 효과적이므로, 주소록에 입력하는거 자체가 그리 부담스러울 일은 아니다. 명함을 받고 돌아와서 그날그날 입력해두는걸 습관화해두면 전혀 부담스러울 일도 없다. 이메일로 명함관리하는 것의 장점은 분류와 재정리, 검색이 쉽다는 것이다. 아울러 정보를 백업하기도 쉽고, 다른 사람과 주소록을 공유하기도 쉽다.
*명함 스캐너를 이용해서 입력
PC에 연결한 명함스캐너로 명함을 스캔하면 고객정보가 자동으로 주소록에 입력된다. 직접 입력하는 수고를 덜어서 좋고, 디지털 명함관리의 장점을 모두 살릴 수 있어서 좋다. 다만 명함 스캐너를 사야하는 것이 다소 부담이 될 수 있다.
일반 직장인이라면 십만원대를 호가하는 명함스캐너를 굳이 살 필요는 없지만, 영업부서를 비롯하여 하루에 수십명 이상을 상대해야하는 직종의 경우라면 시간 절약에 상당히 유용한 디지털기기이다. 명함스캐너를 구매하지 않고서도 명함스캐닝 대행서비스를 이용해도 된다.
이 경우 장당 200원 정도의 비용도 들고, 처리시간도 며칠 걸리고, 수거해야하는 불편도 있다. 때문에 명함스캐너를 판매하는 회사에서 명함 스캐너를 구매자에게 기존 명함을 무료로 디지털화해주는 서비스를 제공하기도 한다.
*디지털카메라를 이용해서 명함 입력
명함을 사진으로 그대로 찍어서 컴퓨터에서 파일로 관리하면 된다. 이미지로만 남아있는게 한계이지만, 명함 스캐너를 별도로 살 필요도 없고 손쉽게 디지털카메라를 활용해서 좋다.
명함을 적당한 크기로 찍어두면 명함에 메모한 내용도 그대로 볼 수 있다. 디지털카메라를 이용해서 명함관리하는 것은 명함 자체를 디지털화하는데 있어 유용한 도구인 것이지, 정보를 기록하기 위해서는 직접 입력하는 수고는 거쳐야 한다.
그리고 디지털카메라를 언제나 휴대하고 다닐 경우에는 명함뿐 아니라, 명함 주인의 얼굴까지 찍어둘 수 있다. 사진찍는건 분위기 봐가면서 적당히 해야겠지만, 양해를 구하고 사진찍길 청할 때 거절하는 경우는 거의 없다.
명함 버리기
명함 버리는 것도 관리 노하우의 하나이다. 명함은 받아놓고 책상 서랍이나 명함폴더에 넣어두는 것으로 끝이 아니다. 주기적으로 버릴거 버리고, 우선적으로 챙길 것은 골라놓고 해야 한다.
필자의 경우에는 6개월 단위로 정리를 하는데, 버릴 명함과 챙겨야할 명함을 구분하는 이유는 선택과 집중을 위해서이다. 수많은 명함의 주인들에게 모두 신경쓰고 안부를 묻긴 곤란하다. 따라서 현재 상황에서 챙기고 신경써야 할 사람을 따로 분류하여 정리한다는 것은 선택과 집중 면에서 효과적인 관리 기법인 셈이다.
대개 일년에 몇 번씩은 안부연락을 자연스럽게 할 수 있는 기회가 있다. 대표적인 시기가 명절 두 번(추석과 설), 연말연초 한번, 그리고 휴가시즌때 한번 해서 총 4번 정도는 자연스럽게 안부를 물을 수 있다.
즉, 친한 사람들에게는 필수적으로 안부를 물어줘야하는 시기지만, 또 썩 친하지 않은 사람에게 안부메일을 보내도 자연스러울 수 있는 기회라는 점이다. 따라서 이 시기에도 메일을 보내지 않거나 보낼 필요성을 못느끼는 사람이라면 우선 버려야할 명함의 후보가 된다. 명함폴더에서 이런 명함은 주기적으로 꺼내서 따로 관리하는게 좋다.
여기서 버리라는 표현을 썼다고 쓰레기통에 바로 버리라는 얘기는 아니다. 우선 지금당장 챙겨야 할 폴더에서 버려진 명함은, 그 다음 단계에 해당되는 폴더로 옮겨진다. 대개 명함은 가방 속에 넣어서 갖고 다니는 100장 내외의 작은 폴더와 책상 위에 두고 보는 수백장이 들어가는 중간형 폴더에 넣어 관리하는데, 두 폴더는 우선순위에 따라 관리하고 이동하게 한다.
그리고 거기서도 버려진 명함은 종이상자 같은데다 기간별로 차곡차곡 쌓아둔다. 종이상자 안에서도 몇 년을 버틴 명함들이 이른바 쓰레기통으로 향하는 수명다한 명함이 된다. 이렇게 명함을 분류하여 관리하지 않으면 수많은 사람들의 명함을 효과적으로 관리하기가 어렵다. 명함은 함부로 버려서도 안되겠지만, 과감히 잘 버리는 것도 필요하다.
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